Новости

Вторая жизнь (Управленческий учет торговой компании на основе 1С:Підприємство 7.7)

Большинство теорий — лишь перевод старых мыслей на новую терминологию.

Григорий Ландау

Вторая жизнь

Управленческий учет торговой компании на основе 1С:Підприємство 7.7

Юрий ХАЛТИН,

генеральный директор ООО «Бизнес Сервис Провайдер»

Я поражаюсь, как порой в нашем мире сложно получить что-то простое, недорогое и функциональное. Вспомните, как вы выбирали автомобиль. Это же практически всегда компромисс. В этом автомобиле мне нравится внешний вид, но он не так функционален, как хотелось бы. А в том автомобиле мне нравятся его функции, но не нравится внешний вид. В этом же мне нравится и внешний вид, и совокупность функций, но не хватает нескольких мелочей. А вот есть автомобиль, в котором есть то, что нужно мне, и еще куча всего того, что не нужно. Но этот автомобиль слишком дорогой. В итоге, покупаете то, что подходит под большинство ваших предпочтений (но не под все), и постепенно привыкаете к покупке. Вы идете на компромисс. А правильно ли это, идти на компромиссы?

         Дебри анализа.

Само понятие «управленческий учет» сегодня раздуто до неимоверных размеров. Уверен, что когда речь идет об управленческом учете, вы думаете о прозрачной и точной отчетности, работе предприятия, как часов, уверенности в том, что вы не упускаете никаких важных деталей.

А что вы получаете, открыв книгу по управленческому учету? Кучу непонятных терминов, какие-то дебри анализа, до которых еще дожить нужно. В то же время вы и без этих терминов ведете свою деятельность и чувствуете себя неплохо. Все эти рекомендации из учебников малоприменимы к вашему предприятию.

И еще один хороший вопрос: сколько времени уйдет на изучение рекомендаций, и какой вы результат получите в конце пути? Не будет ли это 100% потерянное время? Хотя, нужно признаться, что на семинарах оно вроде бы все и понятно, и даже вдохновляет. Но как этот светлый образ будущего быстро реализовать на практике и, главное, с помощью каких инструментов?

Если вы руководитель, очевидно, вам не нужно вдаваться в каждую мелкую деталь. Для того чтобы разобраться в терминах, можно нанять специально обученного человека. Но ведь это все усложняет, это отдаляет вас самих от цифр и их понимания. Вы хотели внедрить управленческий учет для того, чтобы все упростить и сделать прозрачным, а теперь получается, что внедрение управленческого учета, а не упрощение первично. Чувствуете? Чтобы упростить, нужно все усложнить? Парадокс…

Еще заметьте, что когда речь идет об управленческом учете, дипломированные специалисты, как коршуны, начинают кружиться, предлагая потратить ваши деньги на их высокооплачиваемые зарплаты без гарантии какого-либо результата. Диплом же снимает всю ответственность с человека. Его же признали. Значит, он с того времени, как получил диплом, больше никогда не ошибается .

Более того, если вы берете на работу человека, который будет заниматься тем, чего вы не понимаете, то кто его будет контролировать? Ведь, очевидно, что обычного бухгалтера контролирует главный бухгалтер. А главного бухгалтера, если никто не контролирует (а под контролем я имею в виду хоть иногда перепроверять то, что он делает), он постепенно начинает заниматься только вопросами налогового учета. Возможно, при устройстве на работу он еще около календарного квартала хорошо работает и делает те вещи, которые входят в его должностную инструкцию. Однако если директора, кроме сдачи налоговой отчетности, ничего не интересует, главный бухгалтер постепенно начинает только ею и заниматься. Хотя, на самом деле, эта должность предусматривает и многие другие задачи. Более того, главный бухгалтер и налоговым учетом будет заниматься некачественно. На своем опыте я убеждался в этом уже много раз. И люди вроде бы неплохие, ответственные, но расслабляются без контроля.

А, может, ну его..? Давайте играть не по правилам, а так, как нам самим хочется. Уверен, вы не раз брали в руки карандаш и рисовали, в каком виде вам нужна ваша отчетность, и чего вам не хватает в работе компании для полного счастья. Наверняка, вы ощущали себя архитектором, когда продумывали оптимальные схемы процессов, происходящих на вашем предприятии. Только никто из существующих работников не подхватывал эти ваши идеи с энтузиазмом. Хотя могли бы. В итоге все кончилось тем, что одна текучка заела, потом другая, а потом уже и не до того. Все перенеслось на неопределенный срок. И этот срок настал сегодня!

Мы вас понимаем и у нас имеется то, что вам нужно. Более того, мы не только готовы дать вам продукт, но и проследим за тем, чтобы ваши люди начали в нем работать. Никто не увильнет! С этого момента все будет работать только во благо вашего бизнеса!

Инструменты в студию!

Анализ продаж. Что самое главное в функционировании компании? Что больше всего вас заботит? Без сомнения, продажи. Для оптовой или занимающейся услугами компании чаще всего — это отгрузки с отсрочкой платежа.

Когда продажа уже состоялась, интересно проанализировать, с какой наценкой товар удалось продать, а также просчитать в целом рентабельность продаж. Не лишним будет сравнить, например, и помесячно, и понедельно продажи между собой. Еще хочется  посмотреть, развернув отчет о продажах по менеджерам, кто из них особенно отличился в продажах,.

Анализ дебиторки. Когда отгрузки происходят в достаточном объеме, на повестке дня становится вопрос о том, что не мешало бы получить за них оплату. Отчет о просроченной дебиторке позволяет раскрыть должников по срокам просрочки. Система предлагает определить свои условия работы для каждого клиента (рис. 1).

Контроль отгрузок. Когда компания только начинает работать, она, как правило, стремится отгрузить товары всем-всем-всем и при этом с долгой отсрочкой платежа. Затем, когда руководителю надоедает по копейкам собирать долги, у компании появляется так называемый стоп-лист. Это список компаний, просрочивших оплату долгов. Пока эти компании не погасят долги, отгрузки им будут запрещены.

Также имеется возможность запретить отгрузки компаниям, у которых не указаны обязательные реквизиты. Например, мобильный номер директора или физический адрес компании.

Себестоимость продаж (откаты). При ведении торговой деятельности в нашей стране на себестоимость товаров часто накладываются дополнительные расходы. Если называть их красиво, то это «комиссионное вознаграждение», а если просто и по-народному, то «откаты». Последние могут носить как разовый, так и постоянный характер. Если они разовые, вы можете на основании продажи создать документ «Комиссионное вознаграждение» и указать там явную сумму вознаграждения. При этом из отчета о продажах будет понятно, что маржа (продажа - себестоимость = маржа) у вас уменьшилась на сумму отката. Более того, вы увидите в отчете по кредиторской задолженности, что должны оплатить контрагенту этот самый откат.

Самое приятное то, что возможно отследить приход денег по отгрузке после начисления «вознаграждения» (а, как правило, отгрузка-то с отсрочкой платежа). И только тогда и платить за эти услуги, когда отгрузка оплачена. Оно понятно, что вы так и будете делать. Но зачем постоянно заглядывать в разные отчеты и проверять это, если предоставлена такая возможность в системе?

Если откаты носят постоянный характер, вы можете указать, что все отгрузки определенному контрагенту облагаются определенным % вознаграждения от оборота или маржи.

План/факт по продажам. А есть ли у ваших менеджеров еженедельные планы? Я уже не говорю о долгосрочных планах. Хотя они тоже не помешали бы. Хорошая система мотивации — это прекрасно. Только опыт показывает, что не всем сотрудникам нужны деньги. Вроде все возможности заработать людям дали, а они все равно, как сонные мухи, работают. Поэтому предлагаю внедрить на предприятии хоть какие-либо планы. Кто их будет давать (вы их диктуете или менеджер сам составляет) — это уже второй вопрос. Главное, чтобы они вообще были. Планы могут быть выражены в сумме отгрузки и/или сумме маржи. Могут быть детальными по клиентам и по товарам или же просто суммами, не привязанными ни к товарам, ни к контрагентам.

Вы еще не пробовали требовать с людей планы? Срочно начните это делать! Вот вам понятное и простое бюджетирование без заумных фраз и престижных дипломов. Поверьте, если вы будете с людьми жестче и добьетесь хотя бы еженедельных планов, они совершат чудо в продажах для вас (рис. 2)!

Товары в пути. Если вы заказываете товар за границей, он может идти к вам некоторое время. Для этого у нас специально разработан модуль «Товары в пути». Когда товар уже вышел с завода, поставщик считает, что вы ему должны. Так что в управленческом учете вы должны видеть, что ваша кредиторская задолженность выросла. В бухгалтерии такие обязательства начисляются с большим опозданием, и эта информация не является информативной. Кроме того, в управленческом учете вы можете просмотреть, какие товары уже вышли из завода и идут к вам с помощью отчета о товарах в пути.

Табелирование рабочего времени сотрудников. Вам надоело, что у сотрудников нет времени? Не вопрос. Давайте заставим их недельку жестко табелировать свое рабочее время и потом вместе с ними посмеемся над тем, как они долго все делают. Думаю, после этого у них уйдут из обихода слова «я сильно загружен», «у меня нет на это времени» .

Кстати, если вы занимаетесь услугами с почасовым тарифом, можете использовать табелирование в качестве отчета о проделанной работе для заказчика. Боле, того, на основании табелирования можно начислять задолженность заказчика в управленческом учете (рис. 3).

Платежный календарь. Помогает выявить так называемые кассовые разрывы. Календарь строится на основании предполагаемых платежей нам (погашение своей дебиторки клиентами) и предполагаемых платежей от нас (оплата по счетам кредиторам). Вот по платежному календарю, собственно, и можно узнать, возможно ли сейчас без последствий потратить деньги из управленческой кассы или с текущего счета (рис. 4).

 Начисление заработной платы согласно схемам мотивации. Сложно представить себе современное торговое предприятие без схем мотивации менеджеров по продажам. Схемы эти в целом похожи, но все же немного отличаются. Одни руководители мотивируют менеджеров оборотом или маржой от продажи определенных номенклатурных групп. Другие закрепляют определенного менеджера к определенному клиенту и мотивируют менеджера от продаж этому клиенту. Третьи мотивируют менеджеров, которые просто произвели продажу, независимо от всего остального. Четвертые, вообще, дают людям план и конкретную сумму з/п, которую они получат при выполнении плана. Также в схеме мотивации может быть гибко предусмотрено, на чем именно она основана. Менеджер может быть мотивирован просто процентом от оборота или маржи по отгрузкам за конкретный период, а также может быть учтено, оплатили ли отгрузку. Заработная плата менеджера может состоять только из сделки или из фиксированного оклада и сделки.

Самым интересным в системе мотивации, я считаю то, чем пренебрегают многие руководители. Это возможность менеджера посмотреть в системе конкретную сумму к выплате за текущий месяц (например, по прошествию 2 недель работы), а также сумму к выплате по плановым показателям. Более того, хорошо дать возможность менеджеру поиграться с показателями в программе, чтобы он мог найти для себя оптимальные показатели по уровню заработной платы, на которые он будет работать. Любые из этих схем можно настроить в нашей системе (рис. 5).

Расходы за наличность. В нашей системе ведется как бухгалтерская касса, так и управленческая. Собственно, управленческая касса существует практически в каждой фирме. Это не учтенные по бухгалтерии деньги, которые руководитель держит на всякий случай. За эти деньги, например, часто в магазинах покупается кофе, печенье и прочие мелочи. За них платится электрику или ремонтируется автомобиль на ближайшей СТО. Конечно, такие вещи иногда проводятся и по бухгалтерии. Но ключевое слово здесь «иногда». Вы не спишете расходы по бухгалтерии на автомобиль, который не числится на балансе. Думаю, идея ясна. Такие расходы вы сможете списать управленческим кассовым ордером в нашей системе. Кстати, в ней за наличность можно купить и основное средство/инвестицию (многие печатные издания предпочитают продавать рекламу за наличные деньги, а не за безнал), чтобы эти расходы списать не за один месяц, а за несколько (например, рекламу в «Желтых страницах» можно списывать равными частями целый год).

Полезные инструменты для работы с задолженностью. Бывают ситуации, что один контрагент погашает долг по банку за другого контрагента. В нашей системе имеется возможность выбрать для банковской выписки одного контрагента для бухгалтерии, а другого — для управленческого учета в одной и той же операции. Также предусмотрено оформление скидок, которые дают нам поставщики документом «Кредитная нота». Этим же документом можно оформлять и скидки покупателям, которые даем мы. Например, скидка покупателю за определенный объем покупок за год.

Еще один инструмент — «Взаимозачет». Если у вас есть контрагент, который вам отгружает товары как поставщик и при этом одновременно является покупателем, такой инструмент идеально подойдет для сворачивания с ним взаиморасчетов.

Валютные операции. Ваша управленческая касса может быть в нескольких валютах, как это часто и бывает. Сейчас, когда курс меняется по несколько раз в день, нужна возможность легко конвертировать одну валюту в другую со списанием курсовых разниц либо на доходы, либо на расходы. Я имею в виду, банально, поменять наличные деньги в обменном пункте на улице. В случае если клиенты расплачиваются валютой, руководитель часто соглашается сделать небольшую скидку на товары, когда не хватает 1—5 долларов по курсу. Для того чтобы не менять 20 раз из-за этого накладную (а иногда бывает, что долг — это далеко не одна накладная), можно легко списать с клиента небольшую часть долга на расходы. Например, на статью «Скидки клиентам» или «Кредитные ноты клиентам». Для такого рода операций у нас есть 2 документа: «Конвертация валюты» и «Переоценка долга». В целом, в нашей системе можно использовать довольно сложные схемы с переоценкой долга через несколько промежуточных валют.

Взаиморасчеты с сотрудниками. Наша система позволяет вести управленческий учет по кредитам, выдаваемым сотрудникам, по заработной плате, премиям, авансам и т. д. Более того, как уже ранее упоминалось, реализовано автоматическое начисление заработной платы менеджерам по продажам согласно схеме их мотивации.

Распределение прибыли (управленческое). У нас предусмотрено распределение прибыли между учредителями в процентном соотношении от управленческого уставного капитала. При этом можно выбирать на каждый месяц/квартал какая часть от чистой прибыли будет распределена между учредителями, а какая часть — реинвестирована в предприятие.

Определение неликвидных товаров. Давайте избавимся от неликвидных товаров. Чего им лежать на складе — занимать складские площади? Поставьте своим менеджерам задачу — поскорее сбыть эти залежавшиеся товары, пока они вконец не обесценились. В этом вам поможет отчет «Партии товаров в разрезе сроков давности хранения» (рис. 6).

Заказы поставщикам. Оформляйте заказы поставщикам и вы сможете отследить, сколько поставщик еще недопоставил вам товаров и по какому из заказов. Когда товары находятся в пути, менеджер легко может узнать примерную дату прибытия этих товаров на склад, чтобы сообщить об этом потенциальному покупателю.

Управленческие основные средства. Инвестиции. Довольно распространенное явление — покупка компьютера или других офисных принадлежностей за наличность. Такая покупка еще не значит, что компьютер не является основным средством и что не нужно назначить ему срок службы и амортизировать в управленческом учете. Как вы иначе посчитаете реальную прибыль, если не учтете его вообще? Например, сразу спишете на расходы в этом же месяце. Это исказит финансовый результат, поэтому заносите эти расходы как инвестицию со сроком полезного использования.

Формирование прайс-листа. Продажные цены, чаще всего, рассчитываются как (себестоимость товаров * наценку). У нас есть инструмент для автоматической расценки продажной стоимости товаров. Более того, можно вести несколько типов цен и назначать эти цены (а по сути – это колонки) разным контрагентам. Более крупным покупателям – цены ниже, более мелким – выше.

Вы, также, можете выгрузить товарную номенклатуру, которую собираетесь расценять, в Excel, установить в нем цены, используя любые формулы, а затем импортировать цены обратно в программу.

Внимание! Самое интересное! Если вы занимаетесь оптовой торговлей, то по достоинству оцените возможность автоматически один раз в несколько дней отсылать свежие прайс-листы по электронной почте всем своим клиентам прямо из программы.

Отчет о прибылях и убытках. Собственно, это ключевой отчет об эффективности компании. Он интересен как для руководителя, так и для учредителей. Наша версия позволяет развернуть результат в разрезе статей, контрагентов, документов, объектов (например, справочник «Номенклатура»). Отчет позволяет раскрывать эти данные с любой из периодичностей: день, неделя, месяц, квартал, год (рис. 7).

План/факт по прибылям и убыткам. Мы можем запланировать деятельность компании по каждой из статей. Например, на кофе тратим не больше 100 грн, на штрафы — не больше 500 грн, а на канцелярию — не больше 200 грн. Вот вам самое настоящее и понятное бюджетирование! В системе можно в любой момент сопоставить план/факт между собой.


Отчет о движении денежных средств (ДДС). Показывает, откуда приходят и куда уходят деньги. Отчет интересен как для руководителя, так и для учредителей. Такой же универсальный, как и отчет о прибылях и убытках (рис. 8).

План/факт по ДДС. Представляем вашему вниманию еще один инструмент бюджетирования. На этот раз бюджетирования движений денежных средств. Наслаждайтесь . В системе можно в любой момент сопоставить план/факт движения денежных средств между собой.


Управленческий баланс. Отчет-конструктор, показывающий состояние компании на определенную дату, а именно: «общую сумму дебиторки», «общую сумму кредиторки», «общую сумму товаров на складе», «уставный фонд» и так далее. Отчет интересен как руководителю, так и учредителям.

Отсылка отчетов на электронную почту.Понравится ли вам каждый день автоматически получать на электронную почту письма с любыми отчетами из учетной системы? Думаю, что понравится. Не хотите ежедневно — получайте еженедельно. Я точно знаю, что хотите (но молчите?).


И напоследок…

Наш инструментарий — это наработки, которых не хватает в типовых конфигурациях. Они уже пригодились многим компаниям, которые не раз говорили: «Мы не знали, что так можно! Мы думали, что такие вещи нужно делать руками в Excel!».

Объясняется все очень просто. Мы вас понимаем и мы заинтересованы в том, чтобы ваш бизнес рос. Будете расти — будете заказывать у нас что-нибудь еще. Уверен, когда вы купили типовое решение, то довольно быстро выявили, что многое из того, что вам не помешало бы для работы, в нем отсутствует. Наша компания как раз и занимается разработкой дополнительных модулей для типовых решений. Мы одновременно с Вами обнаруживаем, чего не хватает в этих решениях. Причем мы не придумываем что-либо особенное или сверхновое. Мы делаем то, что само по себе просится: «сделайте меня!». Мы не из тех, кто говорит: «Это невозможно сделать». И мы не из тех, кто идет по пути наименьшего сопротивления - продает уже готовые стандартные решения и разводит руками, когда клиент хочет получить больше, чем ему предоставили. Мы разрабатываем простые практичные вещи, которые люди покупают, чтобы пользоваться, а не купить и положить на полку. Уверен, Вы уже оценили как практично то, о чем Вы читали выше. Так что мои дальнейшие комментарии излишни. 

Все указанные инструменты годятся для конфигураций «Торгівля і склад для України 7.7» и «Комплексний облік для України 7.7». Их можно заказать в комплексе или отдельно. Если у вас уже установлена 8-я версия, разумеется, не стоит переходить обратно на 7-ю, чтобы получить все описанное выше. Кое-что из перечисленного инструментария для 8-й версии у нас уже имеется. А чего нет — разработаем. Хватит мучать Excel! Он устал! Дайте ему отдохнуть!

И еще. Мы готовы устанавливать свои системы по всей Украине, а не только в Киеве.

Если вы получили удовольствие от обзора возможностей системы — ждем вашего звонка.